E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? (2026 Güncel Rehber)

E-Fatura Nedir?

E-fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip, ancak elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan fatura türüdür.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden alıcıya iletilir ve tamamen dijitaldir.

Basit tanımıyla:

E-fatura = Kağıtsız, hızlı, güvenli ve resmi fatura

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, e-faturaya kayıtlı olmayan kişi veya firmalara kesilen elektronik faturadır.
Genellikle son tüketicilere veya bireysel müşterilere kullanılır.

📌 Örnek:

• İnternetten satış yapan bir firma

• Mağazadan bireysel müşteriye satış

👉 Bu durumlarda e-arşiv fatura kesilir.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

Kimler E-Fatura Kullanmak Zorundadır?

E-fatura zorunluluğu ciro ve sektör bazlı olarak belirlenir.

Genel zorunluluk örnekleri:

• Belirli ciroyu aşan firmalar

• E-ticaret yapan işletmeler

• Pazaryeri üzerinden satış yapanlar

• Akaryakıt, maden, gübre, şeker gibi özel sektörler

📌 Zorunluluk olmasa bile isteğe bağlı e-fatura kullanımı mümkündür.

E-Fatura Kullanmanın Avantajları

E-fatura sistemine geçen işletmeler şunları kazanır:

✅ Kağıt, toner ve arşiv maliyeti yok
✅ Fatura kesme süresi saniyelere iner
✅ Kayıp fatura riski yok
✅ Hızlı tahsilat
✅ Muhasebe hataları azalır
✅ Dijital arşivleme kolaylığı
✅ Çevre dostu

E-Fatura Nasıl Kesilir? (Adım Adım)

1️⃣ E-Fatura Başvurusu

• GİB üzerinden başvuru yapılır

• Mali mühür veya e-imza alınır

2️⃣ E-Fatura Programı Seçimi

E-fatura kesmek için bir ön muhasebe programı gerekir.

📌 Manuel sistemler:

• Zor

• Yavaş

• Hata riski yüksek

📌 Program ile:

• Hızlı

• Otomatik

• Hatasız

3️⃣ Müşteri Bilgilerinin Tanımlanması

• Vergi no

• Ünvan

• Adres

• E-fatura mükellefi kontrolü

4️⃣ Fatura Oluşturma

• Ürün / hizmet seçilir

• Birim fiyat ve KDV girilir

• Toplam otomatik hesaplanır

5️⃣ Gönderim ve Onay

• E-fatura → GİB üzerinden otomatik gönderilir

• E-arşiv → PDF olarak iletilir

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv fatura kesme süreci de oldukça basittir:

1. Müşteri bilgileri girilir

2. Ürün/hizmet eklenir

3. Fatura oluşturulur

4. PDF olarak gönderilir

5. Sistem otomatik arşivler

📌 Gün sonunda e-arşiv raporu otomatik oluşur.

E-Fatura Keserken Yapılan En Büyük Hatalar

❌ Yanlış KDV oranı
❌ Yanlış müşteri tipi seçimi
❌ Mükellef kontrolü yapılmaması
❌ Fatura tarihinin hatalı girilmesi
❌ Manuel sistem kullanımı

Bu hatalar cezalara ve muhasebe sorunlarına yol açabilir.

Ön Muhasebe Programı ile E-Fatura Kullanmanın Önemi

E-fatura işlemleri tek başına değil, ön muhasebe ile entegre yapılmalıdır.

Bir ön muhasebe programı sayesinde:

• Fatura kesildiğinde stok otomatik düşer

• Cari hesap güncellenir

• Gelir raporu oluşur

• Muhasebeciye doğru veri gider

Cari Ofis ile E-Fatura ve E-Arşiv Yönetimi

Cari Ofis, e-fatura ve e-arşiv süreçlerini tek panelden yönetmenizi sağlar.

Cari Ofis’in sunduğu avantajlar:

• E-fatura & e-arşiv entegrasyonu

• Otomatik cari hesap güncelleme

• Stok ve kasa senkronizasyonu

• Hızlı fatura kesme ekranı

• Bulut tabanlı yapı

• Her yerden erişim

👉 Teknik bilgiye gerek yok, kullanıcı dostu arayüz.

E-Fatura Kullanmazsam Ne Olur?

Zorunlu olduğu halde e-fatura kullanmayan işletmeler:

• Usulsüzlük cezası alır

• Faturaları geçersiz sayılabilir

• Muhasebe kayıtları sorunlu olur

📌 Dijitalleşmeyen işletmeler rekabette geri kalır.

Sonuç: E-Fatura Artık Bir Seçenek Değil

Günümüzde:

• Hız

• Kontrol

• Dijital arşiv

• Finansal düzen

işletmeler için vazgeçilmezdir.

E-fatura ve e-arşiv, modern ön muhasebenin temel taşıdır.

Doğru program kullanıldığında:

• Zaman kazanırsın

• Hataları azaltırsın

• İşini büyütürsün